Maličkosti, které potěší

Dnes mám pro vás jen něco lehoučkého. Chtěla bych vás seznámit s několika drobnostmi, které vám mohou zpříjemnit práci.

V Orsoftu Open lze díky použité technologii mnohem snadněji používat tzv. grafické prvky - ikony, barvy, fonty, obrázky, fotografie. Používají se samozřejmě při návrhu a vlastním vytváření informačního systému, protože umožňují rychlejší a bezpečnější orientaci uživatele. Obrázky či fotografie však mohou být i součástí vašich dat. A v tomto případě záleží jen na vás, zda tuto možnost využijete.

Například v podsystému Personalistika mohou být informace o zaměstnanci doplněny  jeho fotografií. Pokud chcete tuto možnost využívat, stačí mít k dispozici fotografii zaměstnance v některém z elektronických formátů a uložit ji jednoduchým způsobem do elektronických dokumentů. Fotografie se automaticky dotahuje k základním identifikačním údajům zaměstnance a v seznamu jsou zaměstnanci s fotografií označeni ikonou fotoaparátu.

Takto uloženou fotografii však je možné využívat i dalším způsobem, například na některých tiskových výstupech. Na následujícím obrázku je ukázka sestavy Karta zaměstnance. Pokud má zaměstnanec přiřazenou fotografii, tiskne se automaticky i na této sestavě. Obdobně může být fotografie použita i pro další výstupy - například vizitky zaměstnanců.

Dalším grafickým prvkem, jehož využití záleží na uživateli, je logo firmy. Pokud chcete, aby logo vaší firmy bylo zobrazováno v Orsoftu Open a bylo součástí tiskových výstupů, stačí elektronickou podobu vašeho loga uložit do příslušného adresáře na serveru. Od této chvíle se bude logo zobrazovat v hlavičce každého tiskového výstupu.

Uživatelům Orsoftu Open může zjednodušit práci i jednoduchý přístup k informacím v různých webových rejstřících. Například v seznamu zaměstnanců se automaticky zobrazí červený vykřičník v prvním sloupci v případě, že je zaměstnanec v insolvenci. Podrobnější informace lze získat stisknutím klávesy s označením ISIR (insolvenční rejstřík) nebo EVUP (evidence úpadců).



Stejným způsobem se lze přistupovat k webovým rejstříkům z adresáře dodavatelů/odběratelů. V tomto případě je však nabídka ještě bohatší.

Připravila: Vladislava Dejmková, vedoucí úseku Vývoj ERP

Jak se peče distribuce

Na tomto blogu vás obrazně řečeno občas necháváme nahlédnout pod vývojářskou pokličku.  Ani tentokrát se nebudeme příliš vzdalovat z kuchyně a připravíme  si dobře vypečenou „distribuci“ na základě rodinného receptu dcer Tomáše Myslivce. Prosejeme si 400 g hladké mouky a 140 g moučkového cukru, přidáme dvě celá vejce a 75 g rozpuštěného vlahého tuku, dvě lžíce medu, lžičku jedlé sody, lžičku perníkového koření a ½ lžičky mleté skořice. A vypracováváme těsto až je krásně hladké. Potom těsto vyválíme, vykrajujeme kolečka velikosti DVD s malým otvorem uprostřed. Pečeme ve středně vyhřáté troubě asi 8 minut.

 

Po vychladnutí ozdobíme perníkové disky cukrovou polevou. Na ni smícháme 1 bílek,    150 g moučkového cukru a několik kapek citrónové šťávy. A třeme poctivě, až vznikne hladká, lesklá a dostatečně hustá cukrová hmota. Tu přemístíme do zdobícího sáčku, zmobilizujeme svou zručnost a naše dobře vypečené DVD ozdobíme podle vzoru na obrázku.

 

 

A teď už vážně.

Na té „pravé“ distribuci dnes už celé "rodiny" produktů Orsoft se v naší firmě pracuje v podstatě celý kalendářní rok. V závěru roku však práce vrcholí a díky českým legislativcům se řada věcí  „dopéká“ až na poslední chvíli.  Hekticky se testují poslední provedené změny, dopisují se změnové listy, vypalují se a popisují DVD. A v prvním týdnu ledna odejdou poštou stovky malých balíčků k vám, našim zákazníkům. S přesvědčením, že tato opravdová distribuce IS Orsoft a IS Orsoft Open vás rozhodně nevypeče.

Připravila V. Dejmková,

 

Předvánoční blogování

Možná jste zaznamenali, že v příspěvcích na tento blog nastala delší pauza...

Ano, je to tak. V posledním měsíci soustřeďujeme v úseku Vývoj všechny síly na dokončení nové verze 15.1. celé rodiny produktů s názvem Orsoft. Na nové příspěvky na blog tak nezbývá čas. Vždyť kompletní verze bude distribuována všem našim zákazníkům v týdnu od 5.1.2015!

Vývoj Orsoftu Open však nebyl uložen k zimnímu spánku! Probíhá ověřování základu Finančního účetnictví u pilotního zákazníka, testuje se spolupráce nové Personalistiky s podsystémem Mzdy z původního Orsoftu. Porovnávají se výsledky Fakturace získané z Orsoft Open s původním řešením, postupně se "piluje" společné menu obou systémů, zapracovávají se aktuální legislativní změny.

 

A tak nezbývá než si v této předvánoční době vzájemně popřát krásné vánoční svátky. A také to,  aby život s Orsoftem byl vždy pohodový jako na obrázku!



 Příspěvek připravila: Vladislava Dejmková, vedoucí úseku Vývoj ERP

Jak vystopovat změny v datech

I když systém běží jako hodinky, občas je nutné zjistit, k jakým změnám v datech došlo v minulosti a případně kdo a kdy je provedl. Většinou jde o změny v relativně trvalých údajích, tj. takových, které se mění jen občas. Změny, které je třeba sledovat pro správný chod programů, jsou zaznamenávány  automaticky. Prakticky to znamená, že program zapíše každou změnu, kterou analytik systému označil jako důležitou. Tak je tomu například v podsystému Personalistika, kdy jsou automaticky zapisovány změny evidenčního stavu, nástupu či výstupu zaměstnance, změny v nastavení sociálního pojištění, změněné  pracovní schopnosti a pod. Tyto "automaticky" zapisované změny si můžete prohlížet či vyhledat ve změnovém souboru Personalistiky (viz následující obrázek).

Kromě sledování výše popsaných změn, které mají vliv na chod systému, existuje v Orsoftu Open také obecná možnost sledovat změnu položek z jakékoliv entity. Pokud netušíte, co je entita, tak jde o výraz z informatiky, který znamená jakoukoliv přesně definovanou množinu dat. Možná vám bude bližší výraz tabulka či soubor. Požadavek na sledování těchto změn je však nutné nejdříve definovat.

V části Administrace je k dispozici nabídka Správa změn.  Zde je možné si nastavit, které změny chcete sledovat.  Požadavky na sledování změn však předem pečlivě zvažte!  Sledování každé změny znamená  určité nároky na program a také nějakou režii. Požadavek na sledování velkého množství změn by pak mohl vyústit ve zpomalení systému.

Na výše uvedeném obrázku vidíte příklad nastavení požadavku sledování změn pro některé entity. Pokud se v editačním programu pořizují položky, které se fyzicky zapisují do více tabule (podentit), lze navíc nastavit monitorování všech podentit zaškrtnutím možnosti Zápis změn navázaných entit. Tyto podentity potom nemusejí mít vlastní povolovací záznam.

Zdá se vám nastavení sledování změn složité? Nevadí. To hlavní, co potřebujete vědět, je to, že lze sledovat libovolné změny. Vlastní nastavení konfigurace změn provádí většinou správce systému. Ten vám také může pomoci vyhledat konkrétní změnu, o které předpokládáte, že nastala a potřebujete o ní získat více informací. Změny, které nastaly, si můžete prohlížet v tzv. historii změn. Samozřejmě můžete využít všech nástrojů pro vyhledávání a filtrování, abyste co nejrychleji našli záznam, který hledáte.

Na obrázku je příklad sledování změn v tabulce Útvary (okutv). U každé změny se sleduje nejen původní a nová hodnota položky, ale také o jako změnu jde (vytvoření záznamu, oprava záznamu, smazání záznamu), jaký je původ změny (editace, hromadná změna), kdy přesně byla provedena a která osoba ji provedla.

V praxi může být například zajímavé, sledovat provedené změny v bankovních spojeních, tedy v entitě o6a1. Příklad nastavení požadavku na sledování této změny:

 

Příklad vyhledání provedených změn bankovního spojení:

Na závěr ještě jedna důležitá věc. Pokud si v konfiguraci změn nastavíte entity, jejichž změny chcete sledovat, je třeba jednorázově aktivovat  sledování změn (nabídka Aktivace historie změn). Teprve od tohoto okamžiku jsou změny zapisovány do historie změn.





Tento příspěvek, stejně jako většinu předcházejících, pro vás připravila Vladislava Dejmková, vedoucí úseku Vývoj.

 

 
 

Poprvé o podsystému Skladování

Podsystém Skladování je součástí modulu Logistika a zatím ještě nebyl na tomto blogu samostatně představen. Ráda bych toto nedopatření dnes trochu korigovala a seznámila vás s pořízením skladových pohybů ve skladové evidenci.

Ale nejdříve malé "opakování". Moduly Prodej, Logistika a Výroba mají společnou strategii pro přechodné období koexistence původního Orsoftu a nového Orsoftu Open. Základem této strategie je jednotný datový model pro tyto moduly v obou systémech. Realizace této zásady prakticky uživatelům umožňuje střídat práci  v původním Orsoftu s prací v novém Orsoftu Open. V tomto konkrétním případě to znamená, že od verze 15.1 se mohou uživatelé podsystému Skladování seznámit s pořizováním vstupních dat  pro Skladování v Orsoftu Open a střídat používání obou systémů.

Ukázka z nabídky podsystému Skladování



















Detail hlavičky skladových pohybů

Informace pořizované do hlavičky skladového pohybu se zadávají na jedné obrazovce. Pořizují se pouze ty údaje, které odpovídají variantě zpracování, která vychází ze zvoleného skladového pohybu. Číslo dokladu se přiděluje dle zadané masky u dokladové řady a ukládá se do tabulky použitých čísel dokladů.


Řádkové zobrazení skladových pohybů

  

Skladové pohyby jsou barevně odlišeny - příjmy zeleně, výdeje červeně. Jsou připraveny tři systémové (čtyřlístkové) filtry.

 

Primárně je filtr podle účetního data nastaven na aktuální měsíc a jeden měsíc zpět .

Kliknutím na tuto ikonu se zobrazí pohyby za aktuální rok.

 

Kliknutím na ikonu  se zobrazí všechny skladové pohyby.

 

 

  Pomocí ikony "Vyhledat"  se nastavíme na doklad VPA a protidoklad PPA, nebo na doklad    PN a k němu vygenerovanou výdejku VS (průběžku).

 

Pomocí této ikony vytvoříme storno doklad.

 

 

Ikona "Tisk" slouží pro tisk formuláře.

 

Pod ikonou "Další"se skrývají další akce související s obsahem pořizovací obrazovky. V tomto případě jde o následující akce:

• Přepočet množství a hodnoty za doklad
• Dotažení položek z kopírované hlavičky doklad
• Meziskladový převod položek z dokladu VPA do PPV
• Rozpuštění dodatečných nákladů na hlavičce dokladu PN do položek
• Vygenerování výdejky (průběžky) VS k příjemce PN

Položky skladových pohybů - detail pořízení

Rovněž pro položky skladových pohybů platí, že se pořizují na jedné obrazovce a editují se pouze ty údaje, které odpovídají variantě zpracování.


Opis skladového dokladu

Stavy skladů

Pod ikonou "Další" se skrývá funkce Přepočet skladové karty.

V nabídce "Tisk" jsou zatím připraveny sestavy Stavy skladů, Bezpohybové zásoby a Pohyb zásob na skladové kartě za období.


A aby vše nebylo pouze zalité sluncem, je třeba přiznat i jednu méně příjemnou stránku. Zásada jednotného datového modelu pro původní i nový Orsoft open si vyžádá při přechodu z verze 14.1 na verzi 15.1 konverze v podsystému Skladování.

Příspěvek byl připraven na základě podkladů od Marcely Martínkové a Miloslava Matouška. Oba pracují ve firmě ORTEX v úseku Vývoj  na vývoji modulů Prodej, Logistika a Výroba.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Louka plná čtyřlístků

Louky a čtyřlístky bývají většinou námětem příspěvků, které se vážou k jarnímu období. Ale podle astronomického kalendáře začal před několika dny podzim. A navíc je tento blog tematicky věnován novému informačnímu systému Orsoft Open, což je téma hodně vzdálené jaru, loukám, čtyřlístkům i podzimu. Ale jedna malá a zajímavá souvislost tu přece jen existuje...

Čtyřlístek se díky svému tvaru velmi dobře využít jako námět pro obecnou ikonu, která může mít velkou řadu variant. Nevěříte? Podívejte se na využití této ikony v některých úlohách Orsoftu Open!

Začneme s nejjednodušším příkladem z Personalistiky.  Pro případ, kdy potřebujeme v seznamu vidět všechny záznamy v tabulce, se používá ikona čtyřlístku se čtyřmi bílými lístky. Častěji však chceme pracovat pouze s těmi zaměstnanci, kteří jsou tzv. ve stavu (tj.ve firmě pracují a nejsou mimo evidenční stav). Pod ikonou se dvěma zelenými a dvěma bílými lístky se skrývá filtr, který vybere a zobrazí pouze zaměstnance ve stavu. Otevřeme-li seznam zaměstnanců, zobrazí se primárně právě jen zaměstnanci ve stavu - na tuto situaci vás upozorní žluté podbarvení ikony se dvěma bílými a dvěma zelenými lístky.

Na dalším obrázku (opět z podsystému Personalistika) můžeme vidět použití čtyřlístkového filtru v trochu složitější situaci. Ti z vás, kteří pracují s podsystémem Personalistika, jistě vědí, že v tabulce s názvem Trvalé mzdové složky jsou nejen aktuálně platné záznamy o platu a dalších mzdových složkách zaměstnance, ale také záznamy platné v minulosti (již neaktuální). Z tohoto důvodu jsou v  tabulce Trvalých mzdových složek použity tři filtry - jejich význam je zřejmý z obrázku.

Ikona barevného čtyřlístku se díky velkému množství variant ujala i v jiných podsystémech. V Základní části se používá pro rozlišení skupin firem v adresáři.

V podsystému Prodej se tato ikona používá jak pro výběr skupin faktur (viz následující obrázek), tak i pro výběr předdefinovaných skupin dodacích listů.


 Závěrečné shrnutí:
Pod ikonou čtyřlístku se vždy skrývá nějaký filtr, který uživateli umožní snadno provést výběr určité skupiny údajů. Podle obsahu tabulky a uspořádání barev na jednotlivých lístcích čtyřlístku můžeme zhruba odhadnout, o jaký druh filtru se jedná. Pamatovat si však nelze všechno, a tak se podrobnější popis ke konkrétnímu čtyřlístku objeví v bublině pod čtyřlístkem tehdy, když najedeme myší na ikonu a chvíli počkáme.

Autoři programů umístili čtyřlístkové filtry na místa, kde předpokládají, že mohou uživatelům usnadnit  a zpříjemnit práci s výběrem dat. Pokud při práci s Orsoftem Open objevíte další místa, kde by bylo použití této ikony přínosem, napište nám. Neboť šedivá je teorie, ale zelený je strom života.

Zálohové faktury

Jedním z nejméně oblíbených témat každé finanční účetní je evidence došlých zálohových faktur. Při analýze procesů nového Finančního účetnictví jsme se odvážně do tohoto "kyselého jablka" zakousli a naším cílem bylo proces zpracování zálohových faktur co nejvíce zjednodušit. Samozřejmě při zachování všech funkcí.

Základem je rozdělení zálohových faktur na:

• jednorázové zálohové faktury
• opakující se zálohy (většinou se jedná o předem dohodnuté platby např. za elektřinu, vodu či plyn)

Zpracování jednorázových záloh

• Je umožněno zálohovou fakturu zaevidovat a neúčtovat.
• Je možno tuto zálohovou fakturu zaslat odpovědnému pracovníkovi k odsouhlasení pomocí workflow.
•  Po odsouhlasení je umožněno zkontrolovat stav saldokonta záloh a systém sám nabízí tyto zálohy k zaplacení dle splatnosti. Zajímavostí je, že po vystavení platebního příkazu získá tato zálohová faktura stav „vystavený příkaz“ , uživatel má tak informaci o provedeném příkazu.
• Po zaplacení a následném nahrání výpisu provedených plateb z banky je zálohová faktura automaticky spárována s platbou.
• Ze zákona vyplývá, že v tomto okamžiku je třeba počkat na potvrzený daňový doklad o zaplacené záloze. V praxi však je běžnější druhá varianta, a to zúčtování odpočtu  zálohy na konečné faktuře. V IS Orsoft Open jsou k dispozici pochopitelně obě varianty zpracování.
• V případě zúčtování DPH zálohy společně  s konečnou fakturou systém při pořizování jakékoliv došlé faktury u dodavatele, který má evidovánu zálohu bez konečné faktury, nabízí tyto zálohy zúčtovat. Nestane se tedy, že Vám někdy bude „viset záloha“ několik měsíců. Účetně to tedy probíhá tak, že účetní zadá na faktuře obnos k úhradě zbývá, rozúčtuje základ DPH a DPH samotnou a následně si vybere ze seznamu nezúčovaných záloh. V saldokontu se tak vytvoří předpis k evidované záloze a dojde k jejímu spárování. A pokud není konečná faktura „na nulu“, vznikne nový závazek.
• Teď Vás určitě napadne myšlenka: „A jak to pak bude, když dostaneme opravný daňový doklad, který nám bude vracet i kousek zálohy?“. V tomto případě obsluha pouze pořídí opravný daňový doklad a systém sám, protože má informaci o tom, že na opravované původní faktuře byla evidována záloha, tuto zálohu buď celou nebo jen její část zařadí do nezúčtovaných záloh.
• Pro kontrolu si lze zobrazit přehled za tento případ.

Zpracování opakujících se záloh

• Je obdobné jako u jednorázových záloh.
• Navíc je evidován tzv. předpis záloh, na které systém automaticky nabízí dle datumu splatnosti vytvoření platebního příkazu.
• Velkým zjednodušením je, že se nemusí tyto zálohy evidovat jako samostatné zálohové faktury, ale je to pouze jeden předpis s tzv. platebním kalendářem.
• A protože se o tomto předpisu nikde neúčtuje, je umožněno hodnotu plateb měnit, pokud na něj ještě nebyl vystaven platební příkaz.
• Jelikož je vždy uváděn stejný variabilní symbol na zaplacených zálohách, systém vždy při zúčtování konečné faktury nabízí všechny nezúčované faktury a uživatel pouhým zaškrtnutím vybere zálohy k zúčtování. Následně je automaticky provedeno vytvoření předpisů k těmto zálohám a dojde k jejich spárování.

Příspěvek připravil: Václav Kašpar

 

   

Log není jen matematická funkce - aneb něco pro administrátory

Jak naznačuje název, rozhodně nepůjde v tomto příspěvku o logaritmy. Jistě tušíte, že na tapetě dnes bude log nebo také žurnál ve smyslu souboru informací a záznamů, které si o své činnosti a běhu ukládají některé programy. Obsah logu slouží při zpětné analýze ke zjištění, jak přesně probíhaly některé procesy, kdo se jich zúčastnil a kdy, zda došlo k nějaké chybě a proč.

Log se vytváří automaticky od prvního spuštění systému u konkrétního uživatele a automaticky zachycuje ty informace, které tvůrci systému považují za významné pro monitorování činnosti systému. Toto základní automatické logování v Orsoftu Open nelze  vypnout. V případě potřeby jej však lze nastavit tak, aby bylo monitorování podrobnější a zaměřené na určitou oblast či vlastnost systému. Větší množství záznamů do logu však znamená i vyšší nároky na výkon počítače, dodatečné požadavky na logování mohou zpomalit chod systému.

Log je určen zejména pro správce Orsoftu Open nebo servisní pracovníky dodavatele, kteří mohou na základě jeho obsahu provést analýzu stavu provozu systému či analýzu některých chybových stavů. Ti uživatelé, kteří mají přístup do Základní části do oblasti s názvem Administrace si mohou log zobrazit v následující nabídce:

Obsah logu Orsoftu Open je ve srovnání s logem původního Orsoftu bohatší. Promítly se v něm zkušenosti a snaha vývojářů dosáhnout jeho co největší vypovídací schopnost a minimalizovat nároky na výkon systému. Pro snadnější filtrování a hledání v logu jsou k dispozici tzv. čtyřlístkové filtry - viz červený rámeček na ikonové liště.

 

Každý záznam musí mít jednoznačný klíč, který se skládá z následujících položek:

Datum a čas - datum a čas zápisu události včetně tisícin sekundy

ID záznamu - jednoznačný rostoucí identifikátor záznamu, hlavní klíč tabulky

Osoba - číslo a jméno osoby (uživatele), které se záznam týká

Login - login osoby, které se záznam týká

Stroj -  jméno stroje (stanice), ze kterého byl uživatel přihlášen

ID přihlášení -  identifikátor aktuálního přihlášení uživatele, spojuje záznamy uživatele z jednoho přihlášení.

 

Dále se u záznamu uvádí jeho typ, který může mít některý z následujících významů:

P - Přihlášení osoby

J - Přihlášení jako (změna osoby přes volbu „Přihlásit se jako“)

O - Odhlášení osoby

U - Spuštění úlohy (spuštění úlohy, zpráva je uvozena znakem “>“)

C - Spuštění cobolské úlohy (spuštění cobolské úlohy, zpráva je uvozena znakem “>“)

T - Spuštění tisku (spuštění tisku, zpráva je uvozena znakem “>“)

Q - SQL příkaz (pro zapnuté sledování SQL)

Z - Zpráva z úlohy (zprávy zapisované do logu spuštěným programem, zprávy jsou uvozeny znaky “> >“)

E - Výjimka (Exception) - serverová výjimka (chyba), plný obsah výjimky je uložen v poli Doplněk.

Důležitý je i původ záznamu (tj. kde záznam vznikl):

J - Java runtime

A - Aplikace

M - Menu

N - Další nabídka

T - Menu tisky

O - Oblíbené

U - Spuštěná úloha (záznam zapsala spuštěná úloha)

 

Součástí každého záznamu  v logu může být zpráva o velikosti až 4000 znaků. Je-li třeba uložit delší text (například obsah chybových výpisů či reportů), lze použít položku doplněk k záznamu. Doplněk má neomezenou velikost.

Specifické informace se ukládají o úlohách spouštěných z nabídky (menu). Na obrázku je příklad z Prohlížení účetních položek:

Samozřejmostí je také sledování stavu aplikace – licenčního čísla, verze programu a data zpracovávaného období. K dispozici je i podpora k nastavení logování SQL dotazů na serveru a možnost nastavit sledování SQL příkazů pro určité uživatele.

 

Neskromné přání autorů na závěr: Nejlepší je, když log funguje, ale jeho obsah není třeba použít.

 

 

 



Nositelé a účtový rozvrh

V dnešním příspěvku se „ponoříme“ do problematiky trochu hlouběji, než v těch předcházejících. Pokud jste zatím v klidu popíjeli při čtení našich příspěvků kávu či čaj, tentokrát to bude vyžadovat navíc i zapojení vašich „šedých mozkových buněk“.  Jak napovídá název příspěvku, půjde o nositele a jejich vztah k účtovému rozvrhu.

Pro jistotu hned na počátku upozorňujeme, že účtový rozvrh v Orsoftu Open nahrazuje účtovou osnovu v původním Orsoftu. A dochází nejen ke změně terminologie.

Lehké připomenutí současného stavu v Orsoftu – v účetní osnově na záložce Nositelé lze vybrat nositele nákladů, způsob jejich pořízení a kontroly a zvolit jeden z nich, který se k danému účtu nabídne při pořízení. Nastavuje se zde tedy souvislost mezi účtem a nositelem nákladů.

Toto řešení však má svá omezení. Je možné zvolit pouze jednu hodnotu nositele, vazba je pouze mezi účtem a daným nositelem, nejde zakázat určitou hodnotu nositele a také není zachována historie.

V Orsoftu Open dochází kromě změny názvu i k výraznému rozšíření možností práce s nositeli u účtu. Po otevření účtového rozvrhu v Orsoftu Open je k dispozici následující obrazovka:
 

Předpokládáme, že tento vzhled pořizovací obrazovky nemusí být definitivní, protože jde zatím o testovací verzi, na které probíhá hlavně testování funkčnosti. Připomínky k vzhledu (a my doufáme, že přijdou i od Vás) budeme postupně zapracovávat do dalších verzí.

 

A nyní konkrétně k jednotlivým věcným změnám.

Výčet hodnot

K jednotlivým zadaným nositelům lze vyjmenovat i hodnoty, které může nositel nabývat. Počet hodnot není omezen, lze využít i zástupné znaky (*), jednotlivé hodnoty lze i zakázat. Pokud jde o nositele, u kterého lze evidovat nadřízené hodnoty, je možné uvést pouze tuto nadřízenou hodnotu a jedním zaškrtnutím zvolit všechny podřízené.  Na následujícím obrázku je příklad zadání výčtu  konkrétních hodnot nositele Zakázka.


























Platnost

Důvodem přidání platnosti k vyjmenovaným nositelům je zachování historie, aniž by bylo
nutné ukončovat platnost celého účtu. Prakticky to znamená, že pokud se uživatel rozhodne, že u daného účtu již od příštího roku nebude vyžadovat povinnou položku kalkulace, zařídí to jednoduchým ukončením platnosti daného záznamu. Na následujícím obrázku je příklad změny platnosti konkrétního nositele.

Možnost zakázat nositele/hodnotu

Nově lze ke konkrétnímu účtu zakázat pořízení nositele, který je uveden v definici nositelů. Využití této vlastnosti je vhodné v případě, že je použití tohoto nositele u konkrétního účtu nepřijatelné, ale u ostatních účtů s ním pracovat chceme. To lze zařídit jednoduchým zákazem daného nositele. Obdobně lze zakázat pouze konkrétní hodnotu, hodnoty, či skupiny hodnot daného nositele.  K tomuto účelu se používají tzv. zástupné znaky. V  účetnictví poté nebude možné tyto zakázané hodnoty pořídit či takový záznam zaúčtovat. Na následujícím obrázku jsou pro účet „688990“ zakázány všechny hodnoty položky útvar, které začínají znaky „01“ a konkrétní útvar „02221“.

Možnost přidání k hodnotě nositele dalšího nositele na ní závislého

Tato vlastnost se nejlépe vysvětluje na jednoduchém příkladě. V definici nositelů máme pořízené nositele účet, útvar a zakázka. V účtovém rozvrhu  máme k účtu vyjmenované útvary, které k němu můžeme pořídit. Dle definice nositelů můžeme pracovat s nositelem zakázka. Pokud se však rozhodneme, že zakázku k jednomu konkrétnímu útvaru pořizovat nechceme, dosáhneme toho nastavením jako na následujícím obrázku -  k útvaru 05987 je nositel Zakázka zakázán.

Jak se nastavení nositelů v účtovém rozvrhu promítne do účetnictví?
 
Po pořízení takto nastaveného účtu se znepřístupní pole zakázaných nositelů, u ostatních nositelů je kontrolováno, zda zadaná hodnota vyhovuje povoleným hodnotám v účtovém rozvrhu. Zároveň dojde k filtrování nabídky daného nositele. Konkrétněji jsou tyto principy patrné z následujícího obrázku. U účtu 419000 je zakázán nositel zakázka, do položky „útvar“ je možné pořídit pouze ty útvary, které začínají 5.

A to je stručně vše o principech nastavení a používání nositelů nákladů ve vztahu k účetnictví v Orsoftu Open. Principy je třeba pochopit, vyzkoušet na příkladech, aplikovat na konkrétní podmínky u každého uživatele. Zní to jednoduše, praxe je však mnohem barvitější. Pokud právě vy najdete v této oblasti nějakou „skulinu“ a budete mít dojem, že v našem řešení něco chybí, ozvěte se nám. Jak již bylo řečeno, řešení je ve fázi testování a věcné připomínky jsou vítány.

 

Připravil Lukáš Trávník, spoluautor Finančního účetnictví Orsoftu Open

Ceník - široké spektrum údajů v jednom objektu

Jedním z výrazných rysů datového modelu Orsoft Open je sdružování potřebných tabulek do jedinečných objektů. Tak tomu je i v oblasti ceníku a jeho jednotlivých částí.  Rozdělení tabulek v tomto případě zůstává sice stejné jako v IS Orsoft, ale jak je z přiloženého obrázku vidět, tabulky jsou spojeny do jednoho celku pracovně nazývaného Ceník. Práce se standardními a známými částmi  Ceníku však přesto obsahuje několik novinek.

Obdobným způsobem jsme přistoupili i k samotné obsluze Ceníku. Zřejmě nejčastější používaná varianta bude editace z jednoho místa – v naší terminologii pojmenované jako „Ceník“ (někdy také jako Ceník – základ). K některým jiným úkonům se může hodit editace jednotlivých částí přímo z menu (viz obrázek vpravo). 

Pro vlastní editaci je třeba zdůraznit několik základních vlastností. Tak např. po editaci „Základu“ se vždy automaticky založí řádek v tabulce „Obchodní doplněk“, ale nikoliv v ostatních tabulkách, které zase nejsou tak často využívány. Z toho také vyplývá, že editovat a zakládat tyto další doplňky je možné jedině po vytvoření a uložení „Základu“.

Jaké jsou výhody propojení údajů do jednoho objektu?

Toto propojení přináší možnost "poskládat si"  browse Ceníku z libovolných údajů z různých částí ceníku včetně možnosti třídění, výběrů a filtrů na základě takto připojených údajů. Další  možností je vytvoření uživatelských detailů se zobrazením údajů z více tabulek. A samozřejmě musíme zmínit snazší vytváření uživatelských sestav a výstupů v generátoru sestav JASPER. Toto samozřejmě není výčet všech výhod, ale spíše upozornění na ty nejdůležitější z pozice běžného uživatele.

Editace jednotlivých částí ceníku

Při editaci základního ceníku v tzv. duálním režimu je možné snadno přecházet do jednotlivých částí ceníku pomocí záložek v detailu (viz obrázek). Části jako „obchodní doplněk“ či „Výrobní doplněk“ jsou uživatelům IS Orsoft většinou známy – ať už z používání v podsystému Prodej, Skladování nebo Nákup. Chceme proto zejména upozornit na méně známé doplňky, které se v Orsoftu Open stávají standardní součástí objektu Ceník. Jedná se o doplněk pro Web objednávky a doplněk používaný pro EDI komunikaci.

Doplněk pro WEB objednávky je určen pro specifické prostředí objednávkového systému v provozu pekáren a jejich odběratelů, kteří si mohou sami online objednávat pekárenské a cukrářské výrobky.

Novinkou v doplňcích ceníku je hlavně doplněk EDI, který obsahuje několik desítek nových údajů,
které by potenciálně mohly být požadovány mezi firmami v EDI komunikaci zejména na úrovni PRICAT a ORTDER - neboli ve vyměňovaném ceníku, případně v objednávkách. Jak je také patrné z přiloženého obrázku, je část EDI doplňku rozdělena znovu do několika souvisejících částí, které jsou dostupné v detailu přes další příslušné záložky. Využití těchto nových údajů je plně v kompetenci uživatelů - údaje nejsou v žádném případě povinné ani kontrolované na nějaké číselníky. Jejich využití je prozatím chápáno jako výčet dalších zcela formálních údajů, které nejsou používané v žádných algoritmech či standardních výstupech.

A na čem právě v této oblasti pracujeme?

Připravujeme ukládání a zobrazování grafických prvků - např. obrázků výrobků, materiálů, čárových kódů. Také pracujeme na významnějších změnách ve velmi důležité skupině úloh s názvem "cenová tvorba". Ale o tom až někdy jindy.

Příspěvek připravil Richard Bejr
 

 

 

 

 

 

Zaklínadlo "párování"

Jistě mi dáte za pravdu, že v současném IS Orsoft není vždy jednoduché mít správnou představu o tom, které faktury jsou spárované s platbami a které nikoliv. Termín „párovaní“ je jakési zaklínadlo, které se sice často používá, ale přesto zůstávají některé faktury dlouho nepřiřazené. A to nejen proto, že nejsou ještě zaplacené…

V IS Orsoft Open  přistupujeme  k párování tak trochu  jinak.  Základním údajem pro párování sice zůstává kombinace variabilního symbolu a čísla firmy, ale snažíme se platbu s fakturou spojit automaticky a co nejdříve.  Ideálně dochází k párování   automaticky v okamžiku, kdy odchází nebo přichází platba za fakturu.

Cílem našeho řešení je:

• Včasné propojení platby s fakturou
• Okamžitý přehled souvisejících dokladů – např. propojení daňového dokladu, vyúčtování faktury se zálohovou fakturou
• Evidence předání příkazu do banky – zde rozlišujeme příkazy na cestě (faktura je navržena k platbě, ale ještě není do banky odeslána) a příkazy odeslané do banky (byl vytvořen soubor pro banku)

Přehled o všem, co souvisí s konkrétní fakturou, můžeme získat z následující obrazovky:

 V Orsoftu Open je možné snadno získat aktuální stav za celou firmu. K tomuto účelu slouží:

• Aktuální stav pohledávek a závazků v kumulaci za firmu (s možností pohledu na detail  - viz obrázek „Pohledávky“
• Možnost přepočítat pohledávky a závazky k určitému datu – k tomuto účelu slouží ikona „Přepočítat“ za položkou „Ke dni“
• Samostatně jsou vedeny údaje pro zálohové listy – aktuálně se sleduje přiřazení daňového dokladu a konečné faktury k zálohovému listu.

Možná vás napadne škodolibá otázka - co s platbami, které se automaticky nespárují?

Důvodem bývá  zpravidla nekompletní kontace nebo je platba označená jinou chybou. Nepřiřazené platby najdeme v přehledu aktuálních stavů pohledávek v poli „Platby bez faktur“.

Nejdříve musíme zjistit, o jakou platbu se jedná. Pokud je to úhrada faktury, potom musíme fakturu dohledat a platbu přiřadit ručně.