Elektronické dokumenty ... aneb jak zobrazit fotografii zaměstnance

Elektronické dokumenty jsme již všichni vzali na vědomí. Prostě existují a používají se, ať chceme nebo nechceme. Dokonce to vzali na vědomí i naši zákonodárci a používání elektronických dokumentů je upraveno i legislativně. Takže nic nebrání používání této formy dokumentů v ekonomické praxi.

Elektronické dokumenty jsou samozřejmě integrovány i do Orsoftu Open. V jednotlivých úlohách jsou vytipována místa, kde dochází k práci s elektronickými dokumenty. K dispozici je obecná podpora, které umožňuje k příslušnému místu elektronický dokument "připojit" a v případě potřeby ho "zobrazit" nebo použít jiným způsobem.



 
Typickým a v ekonomických systémech patrně nejpoužívanějším elektronickým dokumentem je faktura. Jedním z míst, kde se faktura zpracovává, je deník přijatých  faktur. K příslušnému záznamu v deníku máte možnost jak "připojit" elektronickou fakturu, tak si tuto fakturu kdykoliv "zobrazit". V místech, kde můžete pracovat s elektronickými dokumenty, je k dispozici  vpravo zobrazená ikona.

Po stisknutí této ikony se objeví nabídka akcí, které můžete s elektronickým dokumentem udělat.

Rozsah nabídky pro práci s elektronickými dokumenty není vždy stejný, závisí na tom, zda je již nějaký dokument k záznamu přiřazen či zda existuje více druhů dokumentů, které lze v tomto místě používat.

V IS Orsoft Open lze samozřejmě používat i další druhy elektronických dokumentů - upomínky, odsouhlasení pohledávek či závazků, zápočty, pracovní smlouvy, fotografie apod. Právě použití fotografie zaměstnance je dalším typickým příkladem. Co k tomu potřebujete? Hlavně tu elektronickou fotografii zaměstnance o rozměru 150 x 200 pixelů (bodů). Tu si uložíte pod nějakým vypovídajícím názvem do libovolného adresáře na svém počítači. V podsystému Personalistika v aktualizaci základních údajů o zaměstnanci (Identifikace občana) kliknete na výše uvedenou ikonu a vyberete nabídku Přidat novou Fotografii zaměstnance:

Fotografii vyberete z adresáře, kam jste ji předtím uložili, potvrdíte a od této chvíle se vám zobrazuje v detailu záznamu o zaměstnanci. V seznamu záznamů, jsou záznamy s přiřazenou fotografií označeny ikonou fotoaparátu.

 

Obdobně můžete v Identifikaci občana pracovat s pracovními smlouvami v elektronické podobě a případně i s dalšími druhy elektronických dokumentů. 

 

Řešení elektronických dokumentů v IS Orsoft Open je obecné tj. je připraveno tak, aby mohlo pracovat s různými druhy dokumentů, s různými formáty dokumentů, na různých místech informačního systému a různými způsoby. Záleží na každém konkrétním uživateli, co si z připravených možností vybere a bude používat. A právě podle tohoto konkrétního a dobře zváženého výběru je třeba provést nastavení jednotlivých číselníků souvisejících s problematikou elektronických dokumentů. Nastavení číselníků je záležitost jednorázová a provádí ji většinou správce systému nebo konzultant.