Moduly Prodej, Logistika a Výroba - trochu strategie na úvod

Součástí IS Orsoft Open jsou také moduly Prodej, Logistika s podsystémy Nákup, Skladování a Doprava a modul Výroba. Zatímco podsystém Doprava a Zákaznický informační systém pro vodohospodáře (ZIS) byly přímo vytvořeny v nové technologii, ostatní podsystémy z těchto modulů jsou ve fázi postupného, ale velmi intenzivního  "přechodu do nové technologie", který vrcholí právě v letošním roce.

Například modul Finanční účetnictví je postaven na základě kompletně nového datového modelu (prakticky v něm nezůstal kámen na kameni), ale pro výše uvedené moduly byla zvolena zcela jiná strategie. Jejím základem je snaha udržet po celé přechodné období (tím je myšleno období, kdy bude koexistovat původní IS Orsoft i IS Orsoft Open) jednotný datový model pro oba systémy. Výhodou tohoto řešení bude možný paralelní provoz v obou systémech nebo provozování některých modulů v původním systému a dalších již v novém IS Orsoft Open. Důvodem tohoto postupu je značná vzájemná provázanost mezi podsystémy a úlohami těchto modulů.

Důkladná analýza procesů a vytvoření datového modelu podsystému Prodej proběhlo již v loňském roce. V prvních měsících letošního roku bylo naše pracovní úsilí v této oblasti zaměřeno  zejména na úlohu Fakturace, kterou lze mimo jiné i chápat jako určitý základ pro další úlohy v podsystémech Prodej, Skladování, Nákup a Výroba. První metou byla kompletní  náhrada tzv. režijní fakturace (tj. fakturace bez dodacích listů).

Ale dost bylo teorie a strategie. Jistě vás zajímá, co všechno toto snažení přinese. Malý příklad z úlohy Fakturace pro ilustraci.

Takto vypadá standardní pořízení faktury:

Pokud standardní pořízení konkrétnímu uživateli nevyhovuje, lze jej částečně uživatelsky upravit - např. takto:

Rozdíly na obou pořizovacích formulářích jsou patrné na první pohled. Uživatelskou úpravu pořizovacích formulářů umožňuje tzv. Designer (či česky Návrhář), který je standardní součástí IS Orsoft Open. Zjednodušeně řečeno položky na pořizovacím formuláři lze pomocí Designeru jinak seskupit, vypustit ty nepotřebné, přidat některé další, přejmenovat apod. Ale jistě tušíte, že je třeba dodržovat při těchto změnách určitá pravidla. Například se nelze  "zbavit" tzv. povinných položek, je třeba dodržovat pořadí položek, které jsou na sobě logicky závislé. A samozřejmě  při provádění uživatelských úprav pořizovacího formuláře  je také důležitá alespoň základní orientace v datovém modelu.

Tisk faktury je jedno z míst, kde lze ocenit jednotný datový model pro původní Orsoft i nový Orsoft Open. Pokud používají oba systémy stejný datový zdroj,  lze v IS Orsoft Open tisknout faktury starým způsobem přes uživatelské vzory do prostředí tiskového manažeru OnPrint:

 A nebo využít nový způsob tisku pomocí Jasper Reports:

Poznámka: Druhý způsob tisku je samozřejmě možný pouze v IS Orsoft Open.



A na závěr zase trochu zpět ke strategii. V současné době dolaďujeme provázanost Prodeje a Finančního účetnictví, ověřujeme nový datový model v podsystému Skladování, paralelně je vytvářen nový datový model pro skupinu úloh Expedice a Rozvozy (prioritně pro pekaře a další potravináře),  a protože vše souvisí se vším, nelze opomenout skupinu úloh Objednávky, která po svém dokončení v podstatě uzavře okruh procesů řešených v podsystému Prodej.


Příspěvek byl připraven na základě podkladů M.Matouška.

Čteme si v hlavní knize

Dříve, než si můžeme začít "číst" v hlavní knize, musíme zadat všechny informace do tzv. deníků (viz příspěvek Finanční účetnictví - deníky). V úvodu se zmíním trochu více o tzv. deníku interních dokladů.

Interní účetní doklady vznikají:

• ručním pořízením
• Importem účetních informací z mezd, skladů, majetku nebo jiných úloh
• generováním, např. počátečních stavů při roční uzávěrce.

Při ručním pořízení interního dokladu začínáme Hlavičkou dokladu a výběrem typu dokladu z číselníku (např. interní doklad, počáteční stav, neurčený doklad atd.). Pro zaúčtování dokladu je důležitým údajem způsob účtování, který podrobněji určí druh dokladu a zároveň může obsahovat účetní informace ohledně rozúčtování dokladu. Po uložení správně zadaného záznamu se automaticky generují účetní řádky (včetně účtů a ostatních nositelů), ke kterým je třeba doplnit pouze obnos. Pokud není způsob účtování uveden, je třeba účetní řádky pořídit ručně. Účetní doklad může obsahovat libovolný počet řádků. Každému účetnímu dokladu je přiděleno číslo dokladu podle masky zadané u dokladové řady.

 

Účetní doklad můžeme pořizovat buď pomocí podvojného zápisu, nebo si zvolit zápis jednostranný. Varianta pořízení je určená konfigurací pro účtování dokladů. Účetní doklady se pořizují/importují do Deníku interních dokladů, kde jsou k dispozici pro kontrolu, případné opravy a po odsouhlasení je doklad zaúčtován do účetních knih.

Řádky účetního dokladu v deníku je možné opravovat, přepisovat, rušit. V okamžiku, kdy je doklad zaúčtován, současně je uzavřené účetní období, systém umožní provádět opravy bez storna pouze pro ty údaje, které jsou uvedeny v konfiguraci podsystému. V ostatních případech je automaticky vytvořeno storno dokladu a je třeba zadat nový záznam.

 

Již zaúčtovaný doklad je označen na "hlavičce dokladu" tzv. zaškrtávátkem, na řádcích účtování je v prvním sloupci označen ikonou. Zaúčtování dokladu může probíhat ručně jeden doklad po druhém (k tomu lze použít ikonu "Zaúčtovat") nebo automaticky. Automatické zaúčtování musí být samozřejmě také nastaveno, a to v číselníku Účetních kontací. Stejná pravidla platí i pro účtování faktur, plateb a pokladen.

 

Účetní položky a hlavní kniha

 

Konečně se začínáme přibližovat k té hlavní knize. Výsledkem zpracování účetních dokladů (faktur, plateb, pokladen a interních dokladů) je vytvoření Účetních položek, které slouží jako podklad pro zpracování hlavní knihy.

Hlavní knihy jsou navrženy jako technické, jsou udržovány v aktuálním stavu online a umožňují provádění rychlých pohledů, výstupů sestav a výkazů. Účetní položky i hlavní knihy můžeme zobrazit za všechny účty, útvary, nebo můžeme použít výběrová kritéria a nechat si zobrazit jen zvolené účty, útvary atd. Hlavní kniha je vytvářena a zobrazena vždy podle zadaného výběru. Na následujícím obrázku je příklad zadání výběrových kritérií:

 

Výhodou je, že se hlavní kniha zpracovává k určitému dni. Při prohlížení můžeme využít pohledů na Denní stavy (viz tlačítko Obraty MD/Obraty Dal - měsíc) a z denních stavů se dostaneme až na Prvotní doklady a Hlavičky dokladů.

 

Pokud využijeme pohled "Obraty MD/Obraty Dal - kumulace" - procházíme nejprve přes přehled Měsíční stavy (sborník za měsíc a kontaci), poté se dostaneme na Denní stavy (sborník za den, měsíc a kontaci). Z Denních stavů na Přehled dokladů (tvoří seznam dokladů, ze kterých se skládá denní stav) a nakonec na detail Hlavičky dokladů (podle místa vzniku se zobrazí buď deníky faktur nebo deníky plateb, deníky pokladen nebo deník interních dokladů). Na úplný závěr lze zobrazit účtování vybraného dokladu (kontaci MD/Dal).

 

Propad na doklady a pomocí ikony "Domeček" až na hlavičku dokladu ilustrují následující obrázky:

Závěrečné upozornění:

Ještě, než začnete zadávat informace o interních účetních dokladech, musíte se věnovat nastavení číselníku Účetních kontací a Účetních souvztažností. Správné nastavení těchto číselníků usnadní ruční zadávání interních účetních dokladů.

 

 

 

Příspěvek byl připraven podle podkladů N. Kejzlarové.

Zpracování faktur na jedné obrazovce

Zpracování přijatých faktur probíhá v deníku přijatých faktur. Z následující obrazovky je přístup ke všem informacím o faktuře a také ke všem procesům a akcím souvisejícím s přijatou fakturou.

 

Při pořízení nové faktury začínáte výběrem typu dokladu z číselníku (např. faktura, zálohová faktura, daňový doklad, opravný daňový doklad). Podle typu dokladu se odvíjí další pořizování informací k dokladu a je také možné zobrazit a propojit zálohové faktury s daňovým dokladem nebo s konečnou fakturou. Dále se postupuje pořízením jednotlivých skupin údajů tak, jak jsou připraveny na obrazovce. Pořizuje se pouze jeden z údajů identifikace dodavatele (např. IČ) a všechny ostatní údaje jsou automaticky doplněny. Pokud existuje více bankovních spojení, jsou nabídnuta k výběru.
Dále je třeba uvést variabilní symbol a vybrat formu úhrady z číselníku.

Ze skupiny časových údajů je nutné výchozí údaje doplnit, další část se dopočítává nebo dotahuje automaticky. Ve skupině hodnotové údaje je nutné vyplnit fakturovaný obnos, další položky se doplňují pouze v případě, že jde o částku v jiné měně.

Pro zaúčtování dokladu je důležitým údajem způsob účtování, který podrobněji určí druh dokladu a zároveň může obsahovat účetní informace ohledně rozúčtování dokladu. Po uložení správně zadaného záznamu se automaticky generují účetní řádky (včetně účtů a ostatních nositelů), ke kterým je třeba doplnit pouze obnos. Pokud není způsob účtování uveden, je třeba účetní řádky pořídit ručně.

Klíčovým údaje pro automatické číslování dokladů je dokladová řada. Podle masky v ní uvedené a dalších specifikací se faktuře automaticky přiděluje číslo dokladu tak, aby byly respektovány účetní standardy. Číslo dokladu je automaticky přiděleno až v okamžiku ukládání záznamu.

 Po uložení základních informací o faktuře se můžeme přesunout na záložku s názvem Rozúčtování:

Automaticky vygenerované účetní řádky je možné doplnit o další informace, zejména o tzv. nositele nákladů. Pořízení usnadňují tzv. rozbalovací seznamy, které nabízejí k výběru analytické účty. Celkový obnos je třeba vždy rozúčtovat do nuly. Pokud je uveden účet, který je v účtovém rozvrhu označen jako daňový, je vyžadována i daňová skupina. Pokud jsou řádky rozúčtování označeny ikonou, nejsou ještě součástí účetních knih. Takto označené řádky je možné opravovat, rušit bez nutnosti storna. Zaúčtování dokladu (v našem případě všech řádků rozúčtování) se automaticky provede po stisknutí ikony s názvem "Zaúčtovat".

Přístup k dalším akcím a informacím či procesům souvisejícím s fakturou usnadňují ikony, umístěné v horní liště.

Ikona "Přehled" zobrazí kompletní údaje o faktuře, její úhradě, rozúčtování a přehled o souvisejících dokladech (jako jsou zálohové listy, daňové doklady, přiřazené/nepřiřazené zálohy apod.). Dále je možné čerpat informace o upomínkách, penalizačních fakturách, splátkovém kalendáři a zápočtech.

Po stisknutí ikony "Saldo" je k dispozici přehled o stavu pohledávek a závazků za firmu, včetně zálohových faktur. Z tohoto místa je opět možné získat i další informace (přehled upomínek, penalizačních faktur) nebo provést zápočet pohledávek a závazků. Na každé položce je možné zobrazit také detailní pohled tj. přesvědčit se, které faktury a platby byly do součtu zahrnuty.

Ikona  "Předat k odsouhlasení"  umožňuje použít workflow k odsouhlasení přijatých faktur, zatímco co ikona "Odsouhlasit" umožňuje provést přímé odsouhlasení pověřenou osobou.   Po stisknutí ikony "Zaplatit" se vygenerují příkazy k úhradě na celý obnos faktury. Odeslání příkazů k úhradě se provede z nabídky "Příkazy úhradě.

Na hlavičce faktury jsou uvedeny informace o provedených platbách (prošlo bankou) a příkazech k úhradě (předáno k zaplacení).

Závěrečné upozornění: Ještě než začnete zadávat informace o fakturách, musíte se věnovat nastavení číselníku účetních kontací a účetních souvztažností. Správné nastavení těchto číselníků usnadní jak rozúčtování faktur, tak i interních účetních dokladů.

     
 

 

 

 

 

 

 

 

Co nám tají ikona ve tvaru trychtýře?

Jistě tušíte, co se pod touto ikonou může skrývat. Ano, jsou to tzv. filtry, které uživateli umožňují provádět rychlý výběr dat podle určitých kritérií. Pokud například potřebujete vyhledat v adresáři dodavatelů všechny dodavatele, kteří mají sídlo v okresu Pardubice, můžete za tímto účelem použít právě filtr.

Ikonu trychtýře  najdete v řadě ikon nad každým pořizovacím formulářem. Nabídka, která se objeví po stisku ikony, může být rozdílná u jednotlivých formulářů. Filtry lze podle druhů rozdělit do několika skupin. Tzv. "systémové filtry" jsou vytvářeny programátory a dodávají  se spolu se systémem. Další filtry si může vytvářet uživatel podle svých konkrétních potřeb, jde o tzv. "uživatelské filtry".

















Na prvním obrázku je vidět nabídka "uživatelských filtrů" k tabulce adresář. Tyto filtry si vytvořil konkrétní uživatel, který pravděpodobně často pracuje s odběrateli z Prahy a Pardubic.




























Na druhém obrázku je vidět řada systémových filtrů k tabulce Pracovněprávní vztahy. Tyto filtry byly vytvořeny programátory a postihují nejčastější druhy výběrů v podsystému Personalistika.

Pokud nejsou ke konkrétní tabulce vytvořeny žádné filtry, zobrazí se pouze spodní část panelu tj. nabídka Správa filtrů a další nabídky k práci s filtry.

Jsou-li k tabulce dodávány systémové filtry, zobrazí se ve skupině systémových filtrů.

Jako první v pořadí se zobrazuje skupina uživatelských filtrů.

Pokud je nějaký z filtrů vybrán, je označen zaškrtnutím a ikona trychtýře je podbarvena jasně žlutě, aby na tuto skutečnost upozornila.









Přístup k vytváření a nastavování filtrů není pouze z jednotlivých pořizovacích formulářů, ale samozřejmě také z administrace systému. V nástrojích administrátora je k dispozici nabídka s názvem Správa filtrů, kde je možné provádět nastavení všech druhů filtrů.

Speciální skupinu filtrů tvoří "administrátorské filtry", které nastavuje administrátor systému a běžný uživatel nemá k jejich nastavení přístup. Tento druh filtrů se používá k omezení přístupu jednotlivých uživatelů. Obdobou jsou tzv. "skupinové filtry", které se používají k omezení přístupu pro skupinu uživatelů.

Malý povzdech závěrem:
Z praxe jistě víte, že filtry jsou užitečná věc a mohou usnadnit vaši práci. Hlavně v tom případě, že jsou již nastavené a jsou to ty, co přesně a právě v tomto konkrétním okamžiku potřebujete. Horší je, když vám nějaký ten filtr na nějakém místě opakovaně chybí. Pak je třeba se odvážně pustit do jeho nastavení. Není to tak složité, jak to na první pohled vypadá, vyžaduje to však alespoň pasivní znalost datového modelu, abyste byli schopni si vybrat ty správné položky, podle kterých se bude filtrovat. Odměnou za vynaloženou námahu vám bude, že si takto vytvořený filtr můžete uložit a používat opakovaně.

 

Barevný svět Orsoftu Open

Ano, správně tušíte, že hlavním tématem tohoto příspěvku jsou barvy. V procesu vytváření nového ERP není barevnost systému to první, co se řeší. Ze zkušenosti však víme, že i design produktu je důležitou vlastností a barevné ladění produktu je jeho nedílnou součástí. Barvy působí minimálně na podvědomí uživatele, na jeho pohodu. Barvy nesmí být křiklavé, aby neunavovaly. Barvy nesmí být mdlé a jednotvárné, aby neuspávaly. Barvy by měly být navzájem dobře sladění a v optimálním případě by měly pomáhat uživateli při jeho práci.

Při návrhu designu produktu hraje nemalou  roli i základní barevné ladění produktu. V případě Orsoftu Open je základní barvou  barva modrá v několika odstínech a doplňkovou barvou je barva oranžová.

Primární barevné ladění produktu (nazývané též systémové)  nastavují ti, kdo produkt vytvářejí. Systémová barevnost byla prezentována ve všech předcházejících příspěvcích. V tomto příspěvku se zaměříme zejména na místa, kde by měla měla "barva" pomáhat. Takovým místem je určitě pořízení nových záznamů do formuláře. V situaci, kdy pořizujete nový záznam, jsou červenou barvou  zvýrazněny ty položky, jejich pořízení je povinné.

Jakmile je položka zadána, červené označení pole zmizí. V tomto případě červená barva upozorňuje na položky, které je nutné ještě vyplnit před uložením záznamu. Obecně červená barva upozorňuje, že je třeba něco důležitého udělat.

Místo, kde právě pořizujete, je označeno žlutou barvou.

Možná jste u některých položek na předcházejícím obrázku zaznamenali také  označení zelenou barvou. Toto označení položek je již uživatelské - konkrétní uživatel si označil další "důležité" položky.


Primární barevné ladění systému je možné si uživatelsky změnit. V administraci Orsoftu Open je k dispozici nabídka s názvem Nastavení barev systému. Na obrázku vpravo vidíte výchozí systémové nastavení barev. Případná změna barev na tomto místě se promítne do celého systému a všem uživatelům systému. Doporučujeme ji předem zvážit a v každém případě si ověřit výsledek změny.

Na obrázku vpravo je změněna barva důležitého pole z původní zelené na modrou. Po této změně nastavení barev se u důležitých položek v pořizovacím formuláři změní zelená barva na modrou.

Uživatelské označení "důležitých" polí se provádí v tzv. Designéru. Přístup k tomuto nástroji je z každé editační obrazovky na ikonu uvedenou vlevo.

V Designéru je možné následujícím způsobem provést označení "důležitých"  polí:

V tomto nástroji lze také jednoduchým způsobem změnit sloupce používané v seznamu. Přidání nového sloupce se provede označením sloupce v seznamu všech sloupců a jeho přesunem do vybraných sloupců. Z následujícího obrázku je zřejmé, že v tomto případě se změna se provádí pouze pro jednoho konkrétního uživatele. Tuto změnu lze provést i pro skupinu uživatelů.

Další možností jak změnit barevnost Orsoftu Open je změna barev sudých a lichých řádků seznamu. Standardní nastavení je následující:

 

Po použití pravého tlačítka myši na seznamu záznamů příslušné tabulky se zobrazí výše uvedené nabídky. Po kliknutí na volbu Změnit odlišující barvu řádků si můžete vybrat a nastavit libovolnou barvu. V našem případě se bleděmodrá barva změní na barvu růžovou:

A co k tomu říci na závěr?

Kdo je hračička, může si s barvami pohrát a pěkně si Orsoft Open vybarvit. Kdo preferuje jiné vlastnosti ekonomického systému, vystačí si třeba pouze se systémovým nastavením barev. A kdo je pragmatik, ví, že si občas někde může nějakou barvu změnit. Označí si třeba  pár "důležitých" polí v těch formulářích, kde občas zapomene nějaké to pole vyplnit.