Čteme si v hlavní knize

Dříve, než si můžeme začít "číst" v hlavní knize, musíme zadat všechny informace do tzv. deníků (viz příspěvek Finanční účetnictví - deníky). V úvodu se zmíním trochu více o tzv. deníku interních dokladů.

Interní účetní doklady vznikají:

• ručním pořízením
• Importem účetních informací z mezd, skladů, majetku nebo jiných úloh
• generováním, např. počátečních stavů při roční uzávěrce.

Při ručním pořízení interního dokladu začínáme Hlavičkou dokladu a výběrem typu dokladu z číselníku (např. interní doklad, počáteční stav, neurčený doklad atd.). Pro zaúčtování dokladu je důležitým údajem způsob účtování, který podrobněji určí druh dokladu a zároveň může obsahovat účetní informace ohledně rozúčtování dokladu. Po uložení správně zadaného záznamu se automaticky generují účetní řádky (včetně účtů a ostatních nositelů), ke kterým je třeba doplnit pouze obnos. Pokud není způsob účtování uveden, je třeba účetní řádky pořídit ručně. Účetní doklad může obsahovat libovolný počet řádků. Každému účetnímu dokladu je přiděleno číslo dokladu podle masky zadané u dokladové řady.

 

Účetní doklad můžeme pořizovat buď pomocí podvojného zápisu, nebo si zvolit zápis jednostranný. Varianta pořízení je určená konfigurací pro účtování dokladů. Účetní doklady se pořizují/importují do Deníku interních dokladů, kde jsou k dispozici pro kontrolu, případné opravy a po odsouhlasení je doklad zaúčtován do účetních knih.

Řádky účetního dokladu v deníku je možné opravovat, přepisovat, rušit. V okamžiku, kdy je doklad zaúčtován, současně je uzavřené účetní období, systém umožní provádět opravy bez storna pouze pro ty údaje, které jsou uvedeny v konfiguraci podsystému. V ostatních případech je automaticky vytvořeno storno dokladu a je třeba zadat nový záznam.

 

Již zaúčtovaný doklad je označen na "hlavičce dokladu" tzv. zaškrtávátkem, na řádcích účtování je v prvním sloupci označen ikonou. Zaúčtování dokladu může probíhat ručně jeden doklad po druhém (k tomu lze použít ikonu "Zaúčtovat") nebo automaticky. Automatické zaúčtování musí být samozřejmě také nastaveno, a to v číselníku Účetních kontací. Stejná pravidla platí i pro účtování faktur, plateb a pokladen.

 

Účetní položky a hlavní kniha

 

Konečně se začínáme přibližovat k té hlavní knize. Výsledkem zpracování účetních dokladů (faktur, plateb, pokladen a interních dokladů) je vytvoření Účetních položek, které slouží jako podklad pro zpracování hlavní knihy.

Hlavní knihy jsou navrženy jako technické, jsou udržovány v aktuálním stavu online a umožňují provádění rychlých pohledů, výstupů sestav a výkazů. Účetní položky i hlavní knihy můžeme zobrazit za všechny účty, útvary, nebo můžeme použít výběrová kritéria a nechat si zobrazit jen zvolené účty, útvary atd. Hlavní kniha je vytvářena a zobrazena vždy podle zadaného výběru. Na následujícím obrázku je příklad zadání výběrových kritérií:

 

Výhodou je, že se hlavní kniha zpracovává k určitému dni. Při prohlížení můžeme využít pohledů na Denní stavy (viz tlačítko Obraty MD/Obraty Dal - měsíc) a z denních stavů se dostaneme až na Prvotní doklady a Hlavičky dokladů.

 

Pokud využijeme pohled "Obraty MD/Obraty Dal - kumulace" - procházíme nejprve přes přehled Měsíční stavy (sborník za měsíc a kontaci), poté se dostaneme na Denní stavy (sborník za den, měsíc a kontaci). Z Denních stavů na Přehled dokladů (tvoří seznam dokladů, ze kterých se skládá denní stav) a nakonec na detail Hlavičky dokladů (podle místa vzniku se zobrazí buď deníky faktur nebo deníky plateb, deníky pokladen nebo deník interních dokladů). Na úplný závěr lze zobrazit účtování vybraného dokladu (kontaci MD/Dal).

 

Propad na doklady a pomocí ikony "Domeček" až na hlavičku dokladu ilustrují následující obrázky:

Závěrečné upozornění:

Ještě, než začnete zadávat informace o interních účetních dokladech, musíte se věnovat nastavení číselníku Účetních kontací a Účetních souvztažností. Správné nastavení těchto číselníků usnadní ruční zadávání interních účetních dokladů.

 

 

 

Příspěvek byl připraven podle podkladů N. Kejzlarové.