Zpracování faktur na jedné obrazovce

Zpracování přijatých faktur probíhá v deníku přijatých faktur. Z následující obrazovky je přístup ke všem informacím o faktuře a také ke všem procesům a akcím souvisejícím s přijatou fakturou.

 

Při pořízení nové faktury začínáte výběrem typu dokladu z číselníku (např. faktura, zálohová faktura, daňový doklad, opravný daňový doklad). Podle typu dokladu se odvíjí další pořizování informací k dokladu a je také možné zobrazit a propojit zálohové faktury s daňovým dokladem nebo s konečnou fakturou. Dále se postupuje pořízením jednotlivých skupin údajů tak, jak jsou připraveny na obrazovce. Pořizuje se pouze jeden z údajů identifikace dodavatele (např. IČ) a všechny ostatní údaje jsou automaticky doplněny. Pokud existuje více bankovních spojení, jsou nabídnuta k výběru.
Dále je třeba uvést variabilní symbol a vybrat formu úhrady z číselníku.

Ze skupiny časových údajů je nutné výchozí údaje doplnit, další část se dopočítává nebo dotahuje automaticky. Ve skupině hodnotové údaje je nutné vyplnit fakturovaný obnos, další položky se doplňují pouze v případě, že jde o částku v jiné měně.

Pro zaúčtování dokladu je důležitým údajem způsob účtování, který podrobněji určí druh dokladu a zároveň může obsahovat účetní informace ohledně rozúčtování dokladu. Po uložení správně zadaného záznamu se automaticky generují účetní řádky (včetně účtů a ostatních nositelů), ke kterým je třeba doplnit pouze obnos. Pokud není způsob účtování uveden, je třeba účetní řádky pořídit ručně.

Klíčovým údaje pro automatické číslování dokladů je dokladová řada. Podle masky v ní uvedené a dalších specifikací se faktuře automaticky přiděluje číslo dokladu tak, aby byly respektovány účetní standardy. Číslo dokladu je automaticky přiděleno až v okamžiku ukládání záznamu.

 Po uložení základních informací o faktuře se můžeme přesunout na záložku s názvem Rozúčtování:

Automaticky vygenerované účetní řádky je možné doplnit o další informace, zejména o tzv. nositele nákladů. Pořízení usnadňují tzv. rozbalovací seznamy, které nabízejí k výběru analytické účty. Celkový obnos je třeba vždy rozúčtovat do nuly. Pokud je uveden účet, který je v účtovém rozvrhu označen jako daňový, je vyžadována i daňová skupina. Pokud jsou řádky rozúčtování označeny ikonou, nejsou ještě součástí účetních knih. Takto označené řádky je možné opravovat, rušit bez nutnosti storna. Zaúčtování dokladu (v našem případě všech řádků rozúčtování) se automaticky provede po stisknutí ikony s názvem "Zaúčtovat".

Přístup k dalším akcím a informacím či procesům souvisejícím s fakturou usnadňují ikony, umístěné v horní liště.

Ikona "Přehled" zobrazí kompletní údaje o faktuře, její úhradě, rozúčtování a přehled o souvisejících dokladech (jako jsou zálohové listy, daňové doklady, přiřazené/nepřiřazené zálohy apod.). Dále je možné čerpat informace o upomínkách, penalizačních fakturách, splátkovém kalendáři a zápočtech.

Po stisknutí ikony "Saldo" je k dispozici přehled o stavu pohledávek a závazků za firmu, včetně zálohových faktur. Z tohoto místa je opět možné získat i další informace (přehled upomínek, penalizačních faktur) nebo provést zápočet pohledávek a závazků. Na každé položce je možné zobrazit také detailní pohled tj. přesvědčit se, které faktury a platby byly do součtu zahrnuty.

Ikona  "Předat k odsouhlasení"  umožňuje použít workflow k odsouhlasení přijatých faktur, zatímco co ikona "Odsouhlasit" umožňuje provést přímé odsouhlasení pověřenou osobou.   Po stisknutí ikony "Zaplatit" se vygenerují příkazy k úhradě na celý obnos faktury. Odeslání příkazů k úhradě se provede z nabídky "Příkazy úhradě.

Na hlavičce faktury jsou uvedeny informace o provedených platbách (prošlo bankou) a příkazech k úhradě (předáno k zaplacení).

Závěrečné upozornění: Ještě než začnete zadávat informace o fakturách, musíte se věnovat nastavení číselníku účetních kontací a účetních souvztažností. Správné nastavení těchto číselníků usnadní jak rozúčtování faktur, tak i interních účetních dokladů.