Nositelé a účtový rozvrh

V dnešním příspěvku se „ponoříme“ do problematiky trochu hlouběji, než v těch předcházejících. Pokud jste zatím v klidu popíjeli při čtení našich příspěvků kávu či čaj, tentokrát to bude vyžadovat navíc i zapojení vašich „šedých mozkových buněk“.  Jak napovídá název příspěvku, půjde o nositele a jejich vztah k účtovému rozvrhu.

Pro jistotu hned na počátku upozorňujeme, že účtový rozvrh v Orsoftu Open nahrazuje účtovou osnovu v původním Orsoftu. A dochází nejen ke změně terminologie.

Lehké připomenutí současného stavu v Orsoftu – v účetní osnově na záložce Nositelé lze vybrat nositele nákladů, způsob jejich pořízení a kontroly a zvolit jeden z nich, který se k danému účtu nabídne při pořízení. Nastavuje se zde tedy souvislost mezi účtem a nositelem nákladů.

Toto řešení však má svá omezení. Je možné zvolit pouze jednu hodnotu nositele, vazba je pouze mezi účtem a daným nositelem, nejde zakázat určitou hodnotu nositele a také není zachována historie.

V Orsoftu Open dochází kromě změny názvu i k výraznému rozšíření možností práce s nositeli u účtu. Po otevření účtového rozvrhu v Orsoftu Open je k dispozici následující obrazovka:
 

Předpokládáme, že tento vzhled pořizovací obrazovky nemusí být definitivní, protože jde zatím o testovací verzi, na které probíhá hlavně testování funkčnosti. Připomínky k vzhledu (a my doufáme, že přijdou i od Vás) budeme postupně zapracovávat do dalších verzí.

 

A nyní konkrétně k jednotlivým věcným změnám.

Výčet hodnot

K jednotlivým zadaným nositelům lze vyjmenovat i hodnoty, které může nositel nabývat. Počet hodnot není omezen, lze využít i zástupné znaky (*), jednotlivé hodnoty lze i zakázat. Pokud jde o nositele, u kterého lze evidovat nadřízené hodnoty, je možné uvést pouze tuto nadřízenou hodnotu a jedním zaškrtnutím zvolit všechny podřízené.  Na následujícím obrázku je příklad zadání výčtu  konkrétních hodnot nositele Zakázka.


























Platnost

Důvodem přidání platnosti k vyjmenovaným nositelům je zachování historie, aniž by bylo
nutné ukončovat platnost celého účtu. Prakticky to znamená, že pokud se uživatel rozhodne, že u daného účtu již od příštího roku nebude vyžadovat povinnou položku kalkulace, zařídí to jednoduchým ukončením platnosti daného záznamu. Na následujícím obrázku je příklad změny platnosti konkrétního nositele.

Možnost zakázat nositele/hodnotu

Nově lze ke konkrétnímu účtu zakázat pořízení nositele, který je uveden v definici nositelů. Využití této vlastnosti je vhodné v případě, že je použití tohoto nositele u konkrétního účtu nepřijatelné, ale u ostatních účtů s ním pracovat chceme. To lze zařídit jednoduchým zákazem daného nositele. Obdobně lze zakázat pouze konkrétní hodnotu, hodnoty, či skupiny hodnot daného nositele.  K tomuto účelu se používají tzv. zástupné znaky. V  účetnictví poté nebude možné tyto zakázané hodnoty pořídit či takový záznam zaúčtovat. Na následujícím obrázku jsou pro účet „688990“ zakázány všechny hodnoty položky útvar, které začínají znaky „01“ a konkrétní útvar „02221“.

Možnost přidání k hodnotě nositele dalšího nositele na ní závislého

Tato vlastnost se nejlépe vysvětluje na jednoduchém příkladě. V definici nositelů máme pořízené nositele účet, útvar a zakázka. V účtovém rozvrhu  máme k účtu vyjmenované útvary, které k němu můžeme pořídit. Dle definice nositelů můžeme pracovat s nositelem zakázka. Pokud se však rozhodneme, že zakázku k jednomu konkrétnímu útvaru pořizovat nechceme, dosáhneme toho nastavením jako na následujícím obrázku -  k útvaru 05987 je nositel Zakázka zakázán.

Jak se nastavení nositelů v účtovém rozvrhu promítne do účetnictví?
 
Po pořízení takto nastaveného účtu se znepřístupní pole zakázaných nositelů, u ostatních nositelů je kontrolováno, zda zadaná hodnota vyhovuje povoleným hodnotám v účtovém rozvrhu. Zároveň dojde k filtrování nabídky daného nositele. Konkrétněji jsou tyto principy patrné z následujícího obrázku. U účtu 419000 je zakázán nositel zakázka, do položky „útvar“ je možné pořídit pouze ty útvary, které začínají 5.

A to je stručně vše o principech nastavení a používání nositelů nákladů ve vztahu k účetnictví v Orsoftu Open. Principy je třeba pochopit, vyzkoušet na příkladech, aplikovat na konkrétní podmínky u každého uživatele. Zní to jednoduše, praxe je však mnohem barvitější. Pokud právě vy najdete v této oblasti nějakou „skulinu“ a budete mít dojem, že v našem řešení něco chybí, ozvěte se nám. Jak již bylo řečeno, řešení je ve fázi testování a věcné připomínky jsou vítány.

 

Připravil Lukáš Trávník, spoluautor Finančního účetnictví Orsoftu Open