Louka plná čtyřlístků

Louky a čtyřlístky bývají většinou námětem příspěvků, které se vážou k jarnímu období. Ale podle astronomického kalendáře začal před několika dny podzim. A navíc je tento blog tematicky věnován novému informačnímu systému Orsoft Open, což je téma hodně vzdálené jaru, loukám, čtyřlístkům i podzimu. Ale jedna malá a zajímavá souvislost tu přece jen existuje...

Čtyřlístek se díky svému tvaru velmi dobře využít jako námět pro obecnou ikonu, která může mít velkou řadu variant. Nevěříte? Podívejte se na využití této ikony v některých úlohách Orsoftu Open!

Začneme s nejjednodušším příkladem z Personalistiky.  Pro případ, kdy potřebujeme v seznamu vidět všechny záznamy v tabulce, se používá ikona čtyřlístku se čtyřmi bílými lístky. Častěji však chceme pracovat pouze s těmi zaměstnanci, kteří jsou tzv. ve stavu (tj.ve firmě pracují a nejsou mimo evidenční stav). Pod ikonou se dvěma zelenými a dvěma bílými lístky se skrývá filtr, který vybere a zobrazí pouze zaměstnance ve stavu. Otevřeme-li seznam zaměstnanců, zobrazí se primárně právě jen zaměstnanci ve stavu - na tuto situaci vás upozorní žluté podbarvení ikony se dvěma bílými a dvěma zelenými lístky.

Na dalším obrázku (opět z podsystému Personalistika) můžeme vidět použití čtyřlístkového filtru v trochu složitější situaci. Ti z vás, kteří pracují s podsystémem Personalistika, jistě vědí, že v tabulce s názvem Trvalé mzdové složky jsou nejen aktuálně platné záznamy o platu a dalších mzdových složkách zaměstnance, ale také záznamy platné v minulosti (již neaktuální). Z tohoto důvodu jsou v  tabulce Trvalých mzdových složek použity tři filtry - jejich význam je zřejmý z obrázku.

Ikona barevného čtyřlístku se díky velkému množství variant ujala i v jiných podsystémech. V Základní části se používá pro rozlišení skupin firem v adresáři.

V podsystému Prodej se tato ikona používá jak pro výběr skupin faktur (viz následující obrázek), tak i pro výběr předdefinovaných skupin dodacích listů.


 Závěrečné shrnutí:
Pod ikonou čtyřlístku se vždy skrývá nějaký filtr, který uživateli umožní snadno provést výběr určité skupiny údajů. Podle obsahu tabulky a uspořádání barev na jednotlivých lístcích čtyřlístku můžeme zhruba odhadnout, o jaký druh filtru se jedná. Pamatovat si však nelze všechno, a tak se podrobnější popis ke konkrétnímu čtyřlístku objeví v bublině pod čtyřlístkem tehdy, když najedeme myší na ikonu a chvíli počkáme.

Autoři programů umístili čtyřlístkové filtry na místa, kde předpokládají, že mohou uživatelům usnadnit  a zpříjemnit práci s výběrem dat. Pokud při práci s Orsoftem Open objevíte další místa, kde by bylo použití této ikony přínosem, napište nám. Neboť šedivá je teorie, ale zelený je strom života.

Zálohové faktury

Jedním z nejméně oblíbených témat každé finanční účetní je evidence došlých zálohových faktur. Při analýze procesů nového Finančního účetnictví jsme se odvážně do tohoto "kyselého jablka" zakousli a naším cílem bylo proces zpracování zálohových faktur co nejvíce zjednodušit. Samozřejmě při zachování všech funkcí.

Základem je rozdělení zálohových faktur na:

• jednorázové zálohové faktury
• opakující se zálohy (většinou se jedná o předem dohodnuté platby např. za elektřinu, vodu či plyn)

Zpracování jednorázových záloh

• Je umožněno zálohovou fakturu zaevidovat a neúčtovat.
• Je možno tuto zálohovou fakturu zaslat odpovědnému pracovníkovi k odsouhlasení pomocí workflow.
•  Po odsouhlasení je umožněno zkontrolovat stav saldokonta záloh a systém sám nabízí tyto zálohy k zaplacení dle splatnosti. Zajímavostí je, že po vystavení platebního příkazu získá tato zálohová faktura stav „vystavený příkaz“ , uživatel má tak informaci o provedeném příkazu.
• Po zaplacení a následném nahrání výpisu provedených plateb z banky je zálohová faktura automaticky spárována s platbou.
• Ze zákona vyplývá, že v tomto okamžiku je třeba počkat na potvrzený daňový doklad o zaplacené záloze. V praxi však je běžnější druhá varianta, a to zúčtování odpočtu  zálohy na konečné faktuře. V IS Orsoft Open jsou k dispozici pochopitelně obě varianty zpracování.
• V případě zúčtování DPH zálohy společně  s konečnou fakturou systém při pořizování jakékoliv došlé faktury u dodavatele, který má evidovánu zálohu bez konečné faktury, nabízí tyto zálohy zúčtovat. Nestane se tedy, že Vám někdy bude „viset záloha“ několik měsíců. Účetně to tedy probíhá tak, že účetní zadá na faktuře obnos k úhradě zbývá, rozúčtuje základ DPH a DPH samotnou a následně si vybere ze seznamu nezúčovaných záloh. V saldokontu se tak vytvoří předpis k evidované záloze a dojde k jejímu spárování. A pokud není konečná faktura „na nulu“, vznikne nový závazek.
• Teď Vás určitě napadne myšlenka: „A jak to pak bude, když dostaneme opravný daňový doklad, který nám bude vracet i kousek zálohy?“. V tomto případě obsluha pouze pořídí opravný daňový doklad a systém sám, protože má informaci o tom, že na opravované původní faktuře byla evidována záloha, tuto zálohu buď celou nebo jen její část zařadí do nezúčtovaných záloh.
• Pro kontrolu si lze zobrazit přehled za tento případ.

Zpracování opakujících se záloh

• Je obdobné jako u jednorázových záloh.
• Navíc je evidován tzv. předpis záloh, na které systém automaticky nabízí dle datumu splatnosti vytvoření platebního příkazu.
• Velkým zjednodušením je, že se nemusí tyto zálohy evidovat jako samostatné zálohové faktury, ale je to pouze jeden předpis s tzv. platebním kalendářem.
• A protože se o tomto předpisu nikde neúčtuje, je umožněno hodnotu plateb měnit, pokud na něj ještě nebyl vystaven platební příkaz.
• Jelikož je vždy uváděn stejný variabilní symbol na zaplacených zálohách, systém vždy při zúčtování konečné faktury nabízí všechny nezúčované faktury a uživatel pouhým zaškrtnutím vybere zálohy k zúčtování. Následně je automaticky provedeno vytvoření předpisů k těmto zálohám a dojde k jejich spárování.

Příspěvek připravil: Václav Kašpar