Zálohové faktury

Jedním z nejméně oblíbených témat každé finanční účetní je evidence došlých zálohových faktur. Při analýze procesů nového Finančního účetnictví jsme se odvážně do tohoto "kyselého jablka" zakousli a naším cílem bylo proces zpracování zálohových faktur co nejvíce zjednodušit. Samozřejmě při zachování všech funkcí.

Základem je rozdělení zálohových faktur na:

• jednorázové zálohové faktury
• opakující se zálohy (většinou se jedná o předem dohodnuté platby např. za elektřinu, vodu či plyn)

Zpracování jednorázových záloh

• Je umožněno zálohovou fakturu zaevidovat a neúčtovat.
• Je možno tuto zálohovou fakturu zaslat odpovědnému pracovníkovi k odsouhlasení pomocí workflow.
•  Po odsouhlasení je umožněno zkontrolovat stav saldokonta záloh a systém sám nabízí tyto zálohy k zaplacení dle splatnosti. Zajímavostí je, že po vystavení platebního příkazu získá tato zálohová faktura stav „vystavený příkaz“ , uživatel má tak informaci o provedeném příkazu.
• Po zaplacení a následném nahrání výpisu provedených plateb z banky je zálohová faktura automaticky spárována s platbou.
• Ze zákona vyplývá, že v tomto okamžiku je třeba počkat na potvrzený daňový doklad o zaplacené záloze. V praxi však je běžnější druhá varianta, a to zúčtování odpočtu  zálohy na konečné faktuře. V IS Orsoft Open jsou k dispozici pochopitelně obě varianty zpracování.
• V případě zúčtování DPH zálohy společně  s konečnou fakturou systém při pořizování jakékoliv došlé faktury u dodavatele, který má evidovánu zálohu bez konečné faktury, nabízí tyto zálohy zúčtovat. Nestane se tedy, že Vám někdy bude „viset záloha“ několik měsíců. Účetně to tedy probíhá tak, že účetní zadá na faktuře obnos k úhradě zbývá, rozúčtuje základ DPH a DPH samotnou a následně si vybere ze seznamu nezúčovaných záloh. V saldokontu se tak vytvoří předpis k evidované záloze a dojde k jejímu spárování. A pokud není konečná faktura „na nulu“, vznikne nový závazek.
• Teď Vás určitě napadne myšlenka: „A jak to pak bude, když dostaneme opravný daňový doklad, který nám bude vracet i kousek zálohy?“. V tomto případě obsluha pouze pořídí opravný daňový doklad a systém sám, protože má informaci o tom, že na opravované původní faktuře byla evidována záloha, tuto zálohu buď celou nebo jen její část zařadí do nezúčtovaných záloh.
• Pro kontrolu si lze zobrazit přehled za tento případ.

Zpracování opakujících se záloh

• Je obdobné jako u jednorázových záloh.
• Navíc je evidován tzv. předpis záloh, na které systém automaticky nabízí dle datumu splatnosti vytvoření platebního příkazu.
• Velkým zjednodušením je, že se nemusí tyto zálohy evidovat jako samostatné zálohové faktury, ale je to pouze jeden předpis s tzv. platebním kalendářem.
• A protože se o tomto předpisu nikde neúčtuje, je umožněno hodnotu plateb měnit, pokud na něj ještě nebyl vystaven platební příkaz.
• Jelikož je vždy uváděn stejný variabilní symbol na zaplacených zálohách, systém vždy při zúčtování konečné faktury nabízí všechny nezúčované faktury a uživatel pouhým zaškrtnutím vybere zálohy k zúčtování. Následně je automaticky provedeno vytvoření předpisů k těmto zálohám a dojde k jejich spárování.

Příspěvek připravil: Václav Kašpar