E-mail může například zaslat vedoucí svému podřízenému v situaci, kdy mu v Řízení lidských zdrojů zadal pochvalu (nebo také napomenutí). Jinak by se o tom podřízený nemusel dozvědět. Zaměstnanci také může přijít e-mailem požadavek na zhodnocení školení, kterého se zaměstnanec účastnil. Vůbec ve vztahu k zaměstnancům existuje řada situací, kde lze tento způsob efektivního informování zaměstnance použít. Mailování však lze použít i v jiných situacích - tímto způsobem lze informovat například osoby pozvané na pracovní schůzku, či poslat některé informace na vědomí kontaktním osobám.
Princip mailování lze nejsnadněji načrtnout na konkrétním příkladu. Když chce nadřízený informovat svého podřízeného o tom, že mu dal napomenutí, je nejjednodušší za podřízeným zajít a vyříkat si to z očí do očí. Ale protože co je psáno, to je dáno, lze tuto skutečnost evidovat i v úloze pochvaly a napomenutí:
A pro jistotu ještě odeslat e-mailem! Stačí jen vybrat správnou volbu:
Zaměstnanci přijde na jeho osobní mailovou adresu následující e-mail:
Pro vytvoření e-mailu s napomenutím je předem připravena následující šablona:
Položky v šabloně, které mají na začátku #, jsou proměnné. Jejich skutečná hodnota se doplňuje až v okamžiku vytváření e-mailu z dat uložených v Orsoftu Open. Tato šablona je "systémová" tj. dodávaná se systémem. Pokud je třeba obsah šablony upravit, lze si ze systémového vzoru vytvořit uživatelský a ten si upravit podle své konkrétní potřeby.
Jak je zřejmé z posledního obrázku, existují již i další šablony pro mailování, a to zejména pro nový podsystém CRM. Ale o tom zase někdy příště.
Připravila Vladislava Dejmková
Žádné komentáře:
Okomentovat